Bauleistungen, Teilrechnungen, Anzahlungen richtig verbuchen! Schafft Sicherheit und stellt sicher, dass kein Geld verschenkt wird!

Die buchhalterische Abbildung von Teilrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen ist eine große Herausforderung. Wer aber überprüft, ob 10 Teilrechnungen mit 15 Anzahlungen und einer Schlussrechnung bei eventuellen Korrekturen über mehrere Jahre auch richtig verbucht und dann wieder storniert wurden? Unsere Antwort: „Wir machen das für Sie!“ Wir haben eine Buchhaltungssoftware entwickelt, mit deren Hilfe die Richtigkeit der Buchungen von Bauleistungen laufend kontrolliert werden kann. Diese Software stellt monatlich sicher, dass sich keine Fehler einschleichen. Das ist unser erklärtes Ziel!

Falls auch Sie den Wunsch haben, dass wir beispielsweise die letzte Bilanz per 31.12.2018 für Sie überprüfen, dann helfen wir Ihnen dabei. Leicht könnte es passieren, dass Sie vom Finanzminister Geld zurückerhalten und kein bares Geld verschenken.

FAQ 1: Worum geht es genau?
FAQ 2: Wie geht es konkret?
FAQ 3: Was kann bei entrichteten Anzahlungen falsch laufen?
FAQ 4: Entrichtete Anzahlungen bleiben unversteuert?
FAQ 5: Wie wird die Schlussrechnung richtig ausgestellt?
FAQ 6: Fehler in der Schlussrechnung können teuer werden
FAQ 7: Hilft mir die Standardsoftware, Fehler zu vermeiden?
FAQ 8: Richtiger Bilanzwert mit Abschlag
FAQ 9: Abschlag kann pro Bauvorhaben unterschiedlich sein
FAQ 10: Welche Werte werden im Detail überprüft?
FAQ 11: Fallen die falschen Werte bei einer Betriebsprüfung auf?
FAQ 12: Nicht gelegte Schlussrechnungen drücken den Gewinn
FAQ 13: Check gibt Sicherheit, dass alles passt
FAQ 14: Praxisbericht
FAQ 15: Wie hoch ist meine Investition?


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FAQ 1: Worum geht es genau?

Im Baubetrieb gibt es viele steuerliche Besonderheiten, vor allem im Bereich Anzahlungen, Bewertung von Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Umsatzsteuer. Das ist eine komplexe Materie, dabei können sehr leicht Fehler passieren. Auch uns sind vor der Entwicklung dieser Software Fehler passiert. Mit dem Ergebnis, dass bares Geld verschenkt wird und Bilanzwerte falsch waren! Diese Fehler werden oft jahrelang nicht bemerkt.

Beispiel

Auftragsumfang 300.000 Nettobetrag zuzüglich 60.000 USt = 360.000 Bruttobetrag, Dauer des Bauvorhabens 1,5 Jahre betreffend die Kalenderjahre 2018 und 2019, 4 Teilrechnungen, 5 Anzahlungen mit einer Restbetragsforderung

Bei 19 Buchungen besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen.

Teilrechnungen 1-4: 4 Buchungen
Anzahlungen 1-5: 5 Buchungen
Schlussrechnung: 1 Buchung
Teilrechnungen 1-4 Storno: 4 Buchungen
Anzahlungen 1-5 Storno: 5 Buchungen
Gesamtanzahl 19 Buchungen

Schlussrechnung Einfamilienhaus

Bauleistung Teil 1 100.000,00
Bauleistung Teil 2 100.000,00
Bauleistung Teil 3 50.000,00
Bauleistung Teil 4 50.000,00
Gesamtbetrag 300.000,00
20 % Umsatzsteuer 60.000,00
Bruttobetrag 360.000,00

Umsatzsteueraufteilung

Gesamtbetrag 300.000,00 60.000,00 360.000,00
Anzahlung 2.2.2018 -30.000,00 -6.000,00 -36.000,00
Anzahlung 22.2.2018 -20.000,00 -4.000,00 -24.000,00
Anzahlung 4.9.2018 -70.000,00 -14.000,00 -84.000,00
Anzahlung 31.3.2019 -50.000,00 -10.000,00 -60.000,00
Anzahlung 5.7.2019 -50.000,00 -10.000,00 -60.000,00
Restbetrag 80.000,00 16.000,00 96.000,00

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FAQ 2: Wie geht es konkret?

Wir benötigen von Ihnen ein ausgefülltes Spreadsheet, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen. Das ist unsere Datenbasis, daher muss diese Ausarbeitung penibel durchgeführt werden. Fertige Bauvorhaben sind nicht mehr zu erfassen. Für jedes zum Stichtag noch nicht fertige Bauvorhaben ist einmalig der Bauherr und die Adresse des Bauvorhabens einzutragen. Jede Teilrechnung (und auch jede Teilzahlung sowie die Schlussrechnung) wird mit nur fünf einzugebenden Daten abgebildet. Das war’s!

Beispiel (TR=Teilrechnung, TZ=Teilrechnungszahlung)

Nr Datum Code Rechnung Bezeichnung Forderung Zahlung
1 5.11.2018 TR 201811158 TR1 49.875,00  
2 9.11.2018 Zlg TZ1   -48.378,75

Es erfolgt eine Kontrolle pro Bauvorhaben mittels einer Kennzahl. Fertig und richtig ist die Eingabe erst, wenn die Ampel des Bauvorhabens „Grün“ anzeigt. Mit dieser Methode werden formale Erfassungsfehler ausgeschlossen. Das Endergebnis dieser Daten ist mit den Bilanzwerten zu vergleichen, daher benötigen wir auch die fertige Bilanz.

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FAQ 3: Was kann bei entrichteten Anzahlungen falsch laufen?

Größere Bauvorhaben werden häufig mittels Anzahlungen abgerechnet. Das wird durch die Ausstellung einer Teilrechnung gemacht. Diese Teilrechnung enthält in der Regel Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird nicht aufgrund der ausgestellten Teilrechnung geschuldet, sondern nur für den bezahlten Betrag, der oft auch niedriger sein wird. Das ist nicht nur bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern der Fall, sondern auch bei einer doppelten Buchhaltung.

Beispiel:

Es wird eine Teilrechnung 20.000 + 4.000 USt = 24.000 ausgestellt. Der Bauherr bezahlt aber nur 18.000 Euro. Das bedeutet, dass nur USt von 3.000 Euro (15.000 + 3.000 = 18.000) abzuführen ist.

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FAQ 4: Entrichtete Anzahlungen bleiben unversteuert?

Durch Fehlbuchungen ist es nicht schwierig, dass umsatzsteuerpflichtige Anzahlungen komplett unversteuert bleiben. Das gefällt dem Finanzamt gar nicht, denn es liegt ein finanzstrafrechtliches Umsatzsteuerdelikt vor.

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FAQ 5: Wie wird die Schlussrechnung richtig ausgestellt?

Jedes Bauvorhaben, bei dem Teilrechnungen gestellt wurden, sollte mit einer ordnungsgemäßen Schlussrechnung abgerechnet werden. Ziel sollte es sein, die Schlussrechnung nach Variante 1 zu erstellen, das ist nämlich die transparenteste Art der Abrechnung. In der Schlussrechnung sollten alle erbrachten Bauleistungen der Höhe und der Menge nach angeführt werden, danach wird die Umsatzsteuer hinzugerechnet, das ergibt die Bruttoschlussrechnungssumme. Diese sollte jedenfalls klar ersichtlich sein! Davon werden der Haftrücklass und die geleisteten Anzahlungen (Datum, Nettobetrag und USt wird angeführt) abgezogen, es bleibt die Restforderung übrig. Nach Variante 2 wird nur mehr der noch nicht fakturierte Restbetrag mit Umsatzsteuer in Rechnung gestellt.

Beispiel nach Variante 1

Schlussrechnung Einfamilienhaus  
Bauleistung Teil 1 100.000,00
Bauleistung Teil 2 100.000,00
Bauleistung Teil 3 50.000,00
Bauleistung Teil 4 50.000,00
Gesamtbetrag 300.000,00
20 % Umsatzsteuer 60.000,00
Bruttobetrag 360.000,00

Umsatzsteueraufteilung

Gesamtbetrag 300.000,00 60.000,00 360.000,00
Anzahlung 2.2.2018 -30.000,00 -6.000,00 -36.000,00
Anzahlung 22.2.2018 -20.000,00 -4.000,00 -24.000,00
Anzahlung 4.9.2018 -70.000,00 -14.000,00 -84.000,00
Anzahlung 31.3.2019 -50.000,00 -10.000,00 -60.000,00
Anzahlung 5.7.2019 -50.000,00 -10.000,00 -60.000,00
Restbetrag 80.000,00 16.000,00 96.000,00

Beispiel nach Variante 2

Schlussrechnung Einfamilienhaus

Restbetrag     80.000,00
20 % Umsatzsteuer     16.000,00
Bruttobetrag     96.000,00

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FAQ 6: Fehler in der Schlussrechnung können teuer werden

Ein beliebter und sehr kostspieliger Fehler ist, dass bei den geleisteten Anzahlungen die Umsatzsteuer nicht offen abgezogen wird. Das Finanzamt geht dann nämlich davon aus, dass die voll ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe geschuldet wird, auch wenn für die Anzahlungen bereits Umsatzsteuer abgeführt wurde. Es geht dabei um eine Steuerschuld kraft (falscher) Rechnungslegung, weil davon ausgegangen wird, dass der Bauherr sich zwei Mal die Umsatzsteuer abzieht. Einmal durch die Teilrechnung und ein weiteres Mal aufgrund der Schlussrechnung.

Beispiel einer falschen Schlussrechnung

Bauleistung 1     180.000,00  
Bauleistung 2     120.000,00  
Gesamtbetrag     300.000,00  
20 % Umsatzsteuer     60.000,00  
Bruttobetrag     360.000,00  
Abzüglich Teilzahlungen     -264.000,00  
Restforderung     96.000,00  

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FAQ 7: Hilft mir die Standardsoftware, Fehler zu vermeiden?

Die Standardsoftware der Buchhaltung macht im Normalfall alles richtig, falls korrekt gebucht wird. Dabei ist es aber notwendig, wenn Folgendes mit den richtigen Buchhaltungscodes gebucht wird:

  • Teilrechnungen
  • Anzahlungen
  • Korrekturen von Teilrechnungen und Anzahlungen
  • Vergabe von Projektnummern
  • Schlussrechnungen
  • Storno von Anzahlungen und Teilrechnungen mit richtiger Projektnummer
  • Noch schwieriger wird es, wenn die Bauvorhaben ein Kalenderjahr überschreiten

Aus diesen sieben Aufzählungen wird ersichtlich, dass vieles stimmen muss, um ein korrektes Ergebnis zu erzielen. Wird nur einmal jährlich eine Kontrolle gemacht (besser gesagt „versucht“), dann ist das schon ziemlich aussichtslos. Aus der Praxis kann ich nur sagen, dass sich immer wieder Fehler einschleichen, das sieht man auch beim monatlichen Check, der hin und wieder Korrekturbuchungen benötigt. Keinesfalls darf man sich der Illusion hingeben, dass der Automatismus der Standardsoftware der Buchhaltung schon richtig sein wird! Das kann ich aus eigener Erfahrung nur zu gut bestätigen.

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FAQ 8: Richtiger Bilanzwert mit Abschlag

Teilrechnungen sind noch nicht zu 100 % erlöswirksam. In der Praxis wird ein Abschlag von rund 20 % gewählt, um die Material- und Personalaufwendungen zu neutralisieren. Damit wird eine niedrigere und richtige Körperschaftsteuer bzw Einkommensteuer erzielt.

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FAQ 9: Abschlag kann pro Bauvorhaben unterschiedlich sein

In der Bilanz wird für die noch nicht fertig gestellten Bauvorhaben der Bilanzposten „Noch nicht abrechenbare Leistungen“ angesetzt, der aber zu den in Rechnung gestellten Teilbeträgen nur mit einem Abschlag anzusetzen ist. Dieser Abschlag von 20 % (siehe auch FAQ 8) ist der im Bauvorhaben erzielbare Gewinnanteil inklusive des Verwaltungskostenanteils. Hat man neben der Buchhaltung auch eine Kostenrechnung, kann der Abschlag pro Bauvorhaben unterschiedlich gewählt werden. Für Kleinbetriebe wird es keine eigene Kostenrechnung geben, daher wird der Abschlag mit einem Wert von rund 20 % festgesetzt werden.

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FAQ 10: Welche Werte werden im Detail überprüft?

Die Vielzahl der nachfolgenden zehn Buchhaltungskonten zeigt die Komplexität auf. Jedes Buchhaltungskonto kann eine potenzielle Fehlerquelle sein.

  • Erlöse Teilrechnungen (Konto 4080)
  • Erlöse Teilrechnungen Bausteuer (Konto 4081)
  • Storno Erlöse Teilrechnungen (Konto 4088)
  • Noch nicht fällige Umsatzsteuer (Konto 3510)
  • Storno noch nicht fällige Umsatzsteuer (Konto 3518)
  • Anzahlungen Umsatzsteuer 20 % (Konto 3292)
  • Anzahlungen Umsatzsteuer 0 % (Konto 3294)
  • Aktivierung noch nicht abrechenbare Leistungen (Konto 1700)
  • Korrektur Teilrechnungsforderungen 20 % (Konto 259998)
  • Bezahlte Teilrechnungen brutto (Konto 299999)

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FAQ 11: Fallen die falschen Werte bei einer Betriebsprüfung auf?

Das ist wohl definitiv auszuschließen. In der Praxis ist es zu mühsam, Abstimmungen über mehrere Jahre vorzunehmen. In meiner 20-jährigen Praxis wurden alle angesprochenen zehn Konten noch nie überprüft! Die Finanz wird sich wohl mit dem einen Bilanzposten „Noch nicht abrechenbare Leistungen“ zufriedengeben, da dieser relativ rasch ein Mehrergebnis bringt. Auch nicht der Umsatzsteuer unterzogene Anzahlungen könnten auffallen. Keinesfalls erfolgt ein Globalcheck, den unsere Software leistet!

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FAQ 12: Nicht gelegte Schlussrechnungen drücken den Gewinn

Solange noch keine Schlussrechnung gelegt wird, ist der Gewinn um den Abschlag zu vermindern. Damit kann man Steuern sparen, aber nicht unbegrenzt lange. Die Finanz wird prüfen.

Beispiel

Alle gelegten Teilrechnungen werden aufaddiert in Höhe von 300.000 Euro gelegt, der Bilanzwert beträgt bei einem Abschlag von 20 % (das ist ein Praktikerwert) aber nur 240.000 Euro. Wird eine Schlussrechnung in Höhe von 320.000 Euro gelegt, müssen die Teilrechnungen storniert werden. Das bedeutet, dass die Legung der Schlussrechnung zu einer Gewinnsteigerung von 80.000 Euro führt (320.000 Euro Schlussrechnungswert minus 240.000 Euro Bilanzwert der noch nicht abrechenbaren Leistungen). Das möchte man oftmals vermeiden, deshalb wird die Erstellung der Schlussrechnung hinausgeschoben.

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FAQ 13: Check gibt Sicherheit, dass alles passt

Es ist ein schönes Gefühl, wenn man die Sicherheit hat, dass alles passt. Jede mit den Bauleistungen in Zusammenhang stehende Zahl wird auf den Kopf gestellt und durchgecheckt. In der Mathematik kann man sagen, dass das Ergebnis verprobt wird, erst dann ist es wirklich korrekt. Nicht zu vergessen ist die Steuerersparnis an Umsatzsteuer und Körperschaftsteuer.

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FAQ 14: Praxisbericht

Von uns wurde die Software vor einigen Jahren entwickelt, damit werden die Zahlen der laufenden Buchhaltung immer überprüft. Natürlich buchten wir vor dieser Zeit ohne diese Verprobung der Zahlen. Frei nach dem Motto „Es wird schon stimmen, nur nicht angreifen!“. Und natürlich gab es bei der Überprüfung Fehler, bevor es diesen Kontrollcheck gab. Unser Check ist komplex und herausfordernd zugleich. Wir stellen uns diesem Check und dieser Herausforderung, weil es nicht sein kann, dass zu komplexe Dinge nicht überprüft werden.

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FAQ 15: Wie hoch ist meine Investition?

500 Euro netto als Anzahlung, 450 Euro netto nach der Auswertung, insgesamt also 950 Euro. Der Betrag gilt für 10 noch nicht abgeschlossene Bauvorhaben. Für 10 weitere noch nicht abgeschlossene Bauvorhaben sind 400 Euro anzusetzen. Für eine darüber hinausgehende Anzahl von Bauvorhaben wird ein zu vereinbarender Fixpreis angeboten.

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